영주시는 일상적인 보고 형식을 없애고 보고서 작성에 따른 불편과 행정력 손실을 막기 위해 지난 4월부터는 회의서류를 완전히 없애고 부서장이 주요 현안 위주로 메모형식으로 자유롭게 보고하는 방식으로 개선해 부서별 협업행정을 강화했다.

매주 부서별 중요 현안이나 정책결정 사항 등 토론이 필요한 과제는 별도 주제를 정해 부서장의 브리핑 후 참석 간부공무원들과 현안사항을 공유하고 질문, 건의하는 정책 토론 방식도 도입했다.

또한 지난해 10월 구축한 HD통합중계방송 시스템으로 인터넷과 TV모니터를 통해 전 직원이 간부회의를 시청할 수 있도록 해 시정업무 공유와 소통을 강화해 업무 효율성을 높였다.

회의시간도 월요일에서 화요일로 조정했다. 민원인 방문이 많은 월요일 아침시간을 피해 전 직원이 간부회의를 시청할 수 있도록 해 시장 당부사항과 논의된 주요 안건들을 실시간 전달하고 있다.

특히 회의내용을 간부공무원들이 직원들에게 다시 전달하는 방식을 줄일 수 있어 조직 내부의 변화와 혁신을 유도하고 정책결정에 투명성과 효율성을 높이는 계기가 될 것으로 기대를 모으고 있다.

장욱현 영주시장은 “확대간부 회의에서 시정의 큰 틀이 어떻게 흘러가고, 어떻게 협조해줘야 하는지가 발표되어 업무 공유를 통한 주요 현안의 대처능력을 높여야 한다”고 말했다.

아울러 “회의 중계를 통해 온라인 협업과 공유가 가능한 의사소통을 강화하고 주요 정책이나 현안사업에 대해 토론방식으로 전환해 효율적인 행정을 구현하면서 스마트한 영주 시대를 열어가겠다”고 밝혔다.